一般社団法人ラシーヌ

文書管理規程

 

(目的)

第１条　この規程は、一般社団法人ラシーヌ（以下「法人」という。）の適切な文書保存と廃棄処分の執行及び事務の合理的運営に資することを目的とする。

(適用文書の範囲)

第２条　この規程の適用を受ける文書及び帳票は、諸規程、禀議書、議事録、往復文書、通知書、報告書、契約書、証拠書類、参考書類、帳簿、伝票、磁気データ、コンピューターの記憶媒体、フィルム、ビデオテープ、録音テープ、その他業務に必要な一切の記録で、一定期間の保存を要するものをいう。

(私有禁止) 

第３条　文書は全て法人内で管理するものとし、私有してはならない。

(文書の主管)

第４条　文書の主管は、事務局とする。

(文書の保存および処分の原則)

第５条　事務局長は、この規程に定めるところにより、事務所の文書につき整理、保管、保存及び廃棄の事務を行う。但し、現に使用中の文書の整理、保管は各職員が行なう。

(文書の保存期間の区分と期間の計算)

第６条　文書の保存期間は、法令その他特別に定めのあるときのほか、帳簿はその閉鎖の時、その他の文書は編綴の時から起算する。

(保存期間)

第７条　文書の保存期間は、別表による。

(保存の方法)

第８条　一定の事務処理を終えた文書は速やかに編綴するものとし、会計年度ごとに各事務所において編綴し、文書名、保存期間、保存の開始日および終了日、その他文書保存の必要な事項を明記して保存しなければならない。

(保存場所の基準) 

第９条　文書を保存するときは、担当者不在時でも容易に引出しできるように整理しておかなければならない。

(保存期間の変更)

第１０条  代表理事は、必要に応じ関係部署と協議のうえ、文書の保存期間の短縮または延長をすることができる。

(保存文書の移管)

第１１条　保存文書の移管の必要が生じたときは、文書の引継ぎを行い、その保管場所を明らかにするために引継書を作成する。

(廃棄処分)

第１２条　文書保存期間を経過した文書は、原則として焼却処分とする。

２　保存期間中であっても、理事長が保存する必要がないと判断した場合は、前項の処分方法により廃棄することができる。

３　保存期間終了後も更に保存が必要な文書については、理事長が保存に必要な期間を定めて保存を継続するものとする。

（附則）

１　この規程は、2025年2月12日から施行する。